Kaufmann/Frau für Büromanagement oder vergleichbare Qualifik

Dienstleistung und Verwaltung
Kaufmann/Frau für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation (m/w/d)
Typ: 88% Teilzeit   Start: sofort   Standort: Potsdam, Babelsberg
Für das Sekretariat in den Oberlin Lebenswelten suchen wir zum 01.01.2020 eine Fachkraft mit kaufmännischer Grundausbildung (m/w/d).
 
Kaufmann/Frau für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation (m/w/d)
(88% Regelarbeitszeit)
Ihre Aufgaben
Verantwortliche Übernahme sämtlicher Aufgaben, die im Rahmen der Besetzung eines Sekretariats anfallen:
 

Erster Ansprechpartner (m/w/d) für die Geschäftsführung, Bereichsleitungen, Referenten, den Kollegen (m/w/d) aus den Leistungsbereichen sowie externe Anfragen
Unterstützung der Geschäftsführung und Bereichsleitungen bei Informations- und Kontrollaufgaben z.B. Führen und Verwalten der Wiedervorlage und der vertraulichen Ablage, Terminabsprachen, Terminkontrolle sowie Bereitstellung von Materialien
selbstständiges Erledigen von Schreib- und Büroaufgaben nach Vorgabe sowie Beschaffen von Arbeitsunterlagen aufgrund von Stichworten (z.B. für die jeweiligen Gremiensitzungen), Anfertigen von Geschäftsbriefen und allgemeiner Korrespondenz nach Vorlagen und selbstständiger Formulierung
Prüfung der dem Geschäftsführer und Bereichsleitungen zur Unterzeichnung vorgelegten Schriftstücke auf formale Richtigkeit, eigenständiges Verarbeiten und Verwalten von Vorgängen sowie angemessene Weitergabe von Informationen
Beurteilung der Bedeutung eingehender Post und Telefongespräche nach Dringlichkeit und Wichtigkeit sowie deren Weiterleitung
sachliches Vor- und Nachbereiten von Sitzungen, Tagungen etc. (Planen, Koordinieren, Organisieren, Zusammenstellen und Verteilen von Sitzungsunterlagen usw.) inklusive Protokollführung
organisatorisches Vor- und Nachbereiten von Dienstreisen, inklusive Erstellen der Reiskostenabrechnung
Vorbereitung der ausgehenden Post zum Versand, inkl. Prüfung auf Vollständigkeit und Richtigkeit, sowie führen des Fristenkalenders
Pflege der Kontaktdaten (Outlook)
Mitwirkung an Projekten
Repräsentation nach innen und außen, Empfang und Betreuung von Besuchern und Gästen der Geschäftsstelle
Vertretung der Kolleginnen in der Leistungsabrechnung
Sachliche Kontrolle von Kassenbüchern
Organisation und Verwaltung von Akten; Umstellung auf Digitalisierung

Ihr Profil

Sie haben eine abgeschlossene dreijährige Ausbildung in den o.g. Bereichen und Interesse daran, als erster Ansprechpartner (m/w/d) für die Geschäftsstelle Verantwortung zu übernehmen.
Sie haben gleichermaßen Freude daran, eine wegweisende Rolle in der Zusammenarbeit mit Menschen einzunehmen.
Für Ihr berufliches Wohlbefinden brauchen Sie ein vielfältiges Aufgabenspektrum mit Gestaltungsmöglichkeiten sowie eine feste Stellung innerhalb eines agilen Teams.
Sie sind bei Kollegen sowie Geschäftspartnern (m/w/d) aufgrund Ihrer sehr guten kommunikativen Fähigkeiten und Ihres lösungsorientierten Handelns sehr geschätzt.
In herausfordernden Arbeitsphasen behalten Sie den Überblick und tragen durch Ihre freundliche Direktheit zur professionellen Klärung von Sachverhalten aktiv bei.
Sie bringen Zeitgeist und einen Blick für die Optimierung von Arbeitsprozessen mit.
Sie haben Spaß an innovativem Denken und technischer Weiterentwicklung im Bereich Digitalisierung.

Wir bieten

Sie erwartet ein vielseitiges Aufgabenfeld mit Verantwortung innerhalb des Leitungs- und Verwaltungsteams unserer Geschäftsstelle.
F
  • Standort: Potsdam

Oberlin Service GmbH

Bitte beziehen Sie sich bei Ihrer Bewerbung auf Let's Work.